Czy w 2025 roku zmieniły się normy czasu jazdy i odpoczynku?

Normy dotyczące maksymalnego czasu prowadzenia pojazdu oraz minimalnych przerw i odpoczynków pozostały bez zmian – nadal obowiązują zasady wynikające z rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Najnowszą istotną aktualizacją były przepisy wprowadzone w 2024 roku, które dotyczyły okazjonalnych przewozów osób. Przepisy te obejmowały między innymi kwestię wykonywania przerw podczas prowadzenia pojazdu, uwarunkowano również możliwość wydłużenia maksymalnego okresu pomiędzy dwoma odpoczynkami dla tych przewozów. Warto zwrócić uwagę na coś jeszcze – wprowadzono tzw. odstępstwa w sytuacjach nadzwyczajnych. Oznacza to, że pod pewnymi warunkami i w wyjątkowych okolicznościach (np. korki spowodowane wypadkiem drogowym), kierowca może przekroczyć dozwolony dzienny lub tygodniowy czas prowadzenia pojazdu.

Dla większości firm realizujących standardowe przewozy, czas pracy kierowcy w 2025 roku opiera się na dobrze znanych regułach. Nie oznacza to jednak, że można pozwolić sobie na rutynę. Organy kontrolne, takie jak ITD czy PIP, są coraz lepiej przygotowane i wnikliwie analizują nawet pozornie drobne naruszenia.

Jakie akty prawne regulują czas pracy kierowców?

Podstawą prawną, która w całej Unii Europejskiej reguluje czas prowadzenia pojazdu oraz przerwy i odpoczynki kierowcy, jest wspomniane wcześniej rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. Warto jednak pamiętać, że nie wszyscy podlegają pod przepisy określone w tym rozporządzeniu. Dla polskich kierowców, którzy wykonują przewozy wyłączone z jego stosowania, kluczowe są zapisy Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Nie można też zapominać o jeszcze jednym istotnym dokumencie – Dyrektywie 2002/15/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11 marca 2002 roku, w której również zostały poruszone kwestie związane z czasem pracy.

Jak prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy zawodowego?

Poprawna ewidencja czasu pracy kierowcy oraz analiza jego aktywności – w tym przerw i odpoczynków – musi być przede wszystkim dopasowana do rodzaju wykonywanych przewozów. Inaczej należy rozliczyć kierowcę, który realizuje regularne przewozy osób do 50 km, inaczej tego, który wykonuje przewóz rzeczy na trasach międzynarodowych, a jeszcze inaczej – kierowcę obsługującego przewozy okazjonalne.

Kolejnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę podczas rozliczania czasu pracy kierowców, są zasady zatrudnienia w danej firmie oraz charakter przewozów. W przypadku transportu poza granice kraju pojawia się dodatkowy obowiązek związany z rozgraniczeniem przewozów podlegających pod przepisy o płacy sektorowej oraz przewozów bilateralnych.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Każdy przewoźnik ma obowiązek prowadzenia rzetelnej i szczegółowej ewidencji czasu pracy kierowców. To jeden z dokumentów, który potwierdza prawidłowość organizacji pracy w firmie i ma kluczowe znaczenie podczas kontroli ITD lub PIP.

Podstawą do opracowania ewidencji są:
🚩 zapisy na wykresówkach,
🚩 wydruki danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego,
🚩 pliki pobrane z tachografu i karty kierowcy,
🚩 inne dokumenty potwierdzające czas i rodzaj wykonanej pracy.

Jakie są najczęstsze błędy w ewidencji czasu pracy kierowców

Weryfikacja prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji pracowniczej obejmuje kontrolę wykazanej w niej aktywności kierowcy – w oparciu o obowiązujące normy i przepisy oraz w odniesieniu do okresu, którego ewidencja ta dotyczy. Uwzględnione muszą zostać również dni wolne oraz nieobecności w pracy.

Coraz więcej firm korzysta z profesjonalnych programów do ewidencjonowania czasu pracy, które automatyzują rozliczenia i minimalizują ryzyko błędów. Warto jednak zaznaczyć: nawet najlepszy program nie spełni swojej funkcji, jeśli nie będzie systematycznie aktualizowany. Stosowanie niezweryfikowanych lub źle skonfigurowanych systemów – szczególnie takich, które nie uwzględniają warunków zatrudnienia pracownika (np. umowy, grafików, tras) – może prowadzić do poważnych błędów w ewidencji, przekładających się na niewłaściwe naliczanie składników wynagrodzenia. W efekcie przewoźnik naraża się na kary ze strony służb kontrolnych i konieczność wypłaty zaległych świadczeń. Warto postawić na sprawdzone rozwiązania – dobrym przykładem jest moduł Rozliczenia w oprogramowaniu 4Trans, który pozwala na szybkie i poprawne wyliczanie czasu pracy na podstawie wprowadzonych danych z kart kierowcy oraz tachografów.

Jak przygotować się do kontroli ITD i PIP w zakresie czasu pracy kierowcy

Zagadnieniom związanym z kontrolami ITD i PIP w firmie transportowej przyjrzeliśmy się już wcześniej w osobnym artykule – zachęcamy do lektury. Uogólniając, przedsiębiorca powinien dysponować wszystkimi danymi źródłowymi z ostatniego roku, na podstawie których zostały przygotowane wyliczenia wynagrodzeń oraz ewidencje. Ewidencja powinna być przechowywana przez 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego. Do właściwego przygotowania firmy do kontroli, niezbędne jest systematyczne monitorowanie oraz archiwizowanie danych, rozliczeń oraz dokumentacji pracowniczej. Istotne jest cykliczne raportowanie, oparte na programach, które już na etapie wewnętrznej kontroli pomagają wychwycić obszary wymagające poprawy. Takie narzędzia warto wykorzystywać do przeprowadzania wewnętrznych audytów, które symulują realną kontrolę w firmie.

W przypadku naruszeń norm socjalnych przez kierowców, tego typu raporty umożliwiają szybkie zidentyfikowanie problemu i zobowiązanie kierowcy do przedstawienia wydruków z tachografu wraz z opisem zaistniałej sytuacji. Dokumentacja powinna być przechowywana w porządku chronologicznym, tak aby w razie potrzeby móc przedstawić ją podczas kontroli ITD lub PIP.

Jakie dokumenty należy mieć przy sobie?

W zależności od rodzaju i kategorii przewozu, niezbędne jest posiadanie zróżnicowanego zestawu dokumentów. Szczegółowy wykaz zawiera art. 87 ustawy o transporcie drogowym, jednak co do zasady zestaw ten obejmuje dokumenty związane z:
🚩 uprawnieniami przewoźnika,
🚩 uprawnieniami kierowcy,
🚩 wykorzystywanym pojazdem,
🚩 przewożonym ładunkiem.
Brak wymaganych dokumentów może skutkować nałożeniem kary przez ITD, zatrzymaniem pojazdu, a w skrajnych przypadkach – nawet cofnięciem uprawnień do wykonywania transportu.

Jak wygląda kontrola drogowa i inspekcja w firmie?

Kontrola na drodze i kontrola w przedsiębiorstwie to dwie zasadniczo odmienne sytuacje. Podczas kontroli drogowej sprawdzany jest konkretny kierowca (lub kierowcy – na przykład w przypadku jazdy w podwójnej obsadzie) oraz przewoźnik drogowy, który realizuje przewóz. Zakres działań obejmuje wówczas dzień kontroli oraz poprzednie 56 dni. Inspektorzy mogą też ukierunkować swoje działania na kontrolę konkretnych aspektów, takich jak paliwo, wymiar i masa pojazdu, czy poziom emisji spalin. W każdym przypadku weryfikowany jest czas pracy kierowcy, tachograf, stan techniczny pojazdu oraz przestrzeganie przepisów ruchu drogowego.

Kontrola w przedsiębiorstwie ma natomiast znacznie szerszy zakres. Inspektorzy mają prawo wglądu w zapisy cyfrowe, wykresówki i inną dokumentację (w tym pracowniczą). Najczęściej kontrolowany jest okres ostatniego roku, jednak w przypadku niektórych postępowań (np. kontrola PIP, ZUS lub związana z transportem ładunków niebezpiecznych) okres ten może sięgać nawet 5 lat wstecz. W odróżnieniu od kontroli drogowej, inspektorzy w firmie mogą analizować działalność całego przedsiębiorstwa, obejmując wszystkich kierowców, którzy w powyższym okresie wykonywali przewozy na jego rzecz. Sprawdzane są wszystkie elementy związane z prowadzeniem działalności transportowej, w tym licencje, rozliczenia, procedury wewnętrzne oraz zgodność z przepisami prawa krajowego i unijnego.

Jakie są najnowsze technologie wspierające zarządzanie czasem pracy kierowców?

Szybka digitalizacja w branży TSL ma coraz większy wpływ na obszar rejestrowania aktywności kierowców. Jedną z kluczowych zalet digitalizacji jest natychmiastowy dostęp do danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców. Dzięki temu – korzystając z profesjonalnego oprogramowania, np. 4Trans, możliwa jest bieżąca kontrola przestrzegania norm dotyczących przerw, odpoczynków i czasu prowadzenia pojazdu oraz optymalizacja w zakresie planowania pracy i wykorzystania floty.

Zaawansowane systemy telematyczne, instalowane bezpośrednio w pojazdach, pozwalają tworzyć trasy z uwzględnieniem pozostałego czasu pracy. Co więcej, kierowca ma możliwość bieżącego monitorowania własnej aktywności, co sprzyja przestrzeganiu przepisów. Systematyczna analiza tego typu danych oraz możliwość planowania przewozów z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z obowiązujących przepisów, pozwala firmom transportowym unikać naruszeń i ograniczać ryzyko kar ze strony inspekcji kontrolnych.

Najczęściej zadawane pytania: czas pracy kierowców w 2025 roku

🚩 Ile godzin dziennie wynosi maksymalny czas jazdy w 2025 roku?
Jak wynika z aktualnych przepisów, dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi 9 godzin. W uzasadnionych przypadkach okres ten może zostać przedłużony maksymalnie do 10 godzin – nie częściej niż dwa razy w tygodniu.

🚩Jak długo trzeba przechowywać dane z tachografu?
Każdy przewoźnik ma obowiązek przechowywać dane z tachografów i kart kierowcy przez rok od momentu ich zarejestrowania.

🚩Czy kierowca może pracować dłużej w wyjątkowych sytuacjach?
Przekroczenie czasu jazdy może być dopuszczalne tylko w sytuacjach nadzwyczajnych, których kierowca ani przewoźnik nie byli w stanie przewidzieć wcześniej. Podstawowym warunkiem, niezbędnym do skorzystania z takiego odstępstwa jest wówczas zapewnienie pełnego bezpieczeństwa, zarówno dla kierowcy, jak i innych uczestników ruchu drogowego.

Źródło: Inelo