Dobrym przykładem takiej sytuacji jest zwrot kosztów sanitariatów, który wszedł w życie na gruncie polskiego prawa – na podstawie ustawy o delegowaniu kierowców. Nowe przepisy mogą pozytywnie wpłynąć na zarządzanie kosztami w transporcie międzynarodowym, znacząco zmniejszając koszty pracownicze. Dzięki obniżeniu kwoty oskładkowania i opodatkowania, miesięczne oszczędności mogą sięgnąć nawet do 500 złotych w przeliczeniu na każdego rozliczanego kierowcę.

Omówienie nowej ustawy o zwrocie kosztów sanitarnych dla kierowców

Zmiany umożliwiające zwrot kosztów sanitariatów wynikają z postanowień ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku. Na mocy tych przepisów dokonano istotnych zmian w treści ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, w wyniku których pojawiła się perspektywa stosowania zwrotu uśrednionych kosztów poniesionych przez kierowców w związku z korzystaniem z urządzeń sanitarnych podczas wykonywania przewozów międzynarodowych.

Co oznaczają zmiany dla pracodawców i kierowców?

W wyniku wprowadzonych zmian prawnych polscy przewoźnicy zyskują możliwość implementacji wewnętrznego systemu przyznawania świadczeń dla kierowców realizujących przewozy międzynarodowe – chodzi o świadczenia, które po uwzględnieniu stosownych warunków ustawowych mogą zostać wyłączone ze składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz zaliczki na podatek dochodowy. Taką właśnie możliwość daje zaktualizowana ustawa o czasie pracy kierowcy wraz z wprowadzonym włączeniem, opisanym w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W efekcie powyższych regulacji dla branży transportowej przedsiębiorstwa zyskują możliwość realnej optymalizacji wynagrodzeń kierowców i obniżenia obciążeń finansowych przewoźnika. Warto podkreślić, że wprowadzone zmiany mają potencjał zwiększenia uposażenia netto kierowców.

Analiza wpływu nowych regulacji na branżę transportową

Jedną z trudności, z którymi zmagają się przewoźnicy, jest brak adekwatnej korelacji między stawkami frachtowymi a nieustannie wzrastającymi kosztami prowadzenia działalności transportowej. Zmiany prawne umożliwiające zwrot kosztów sanitariatów dla firm realizujących międzynarodowe zlecenia transportowe można więc potraktować jako solidną podstawę do dokonania analizy wszystkich składników obowiązującego uposażenia kierowcy.

Jest to także instrument prawny umożliwiający uzyskanie korzyści poprzez zminimalizowanie obciążeń związanych z opłatami z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy. Skorzystanie z tych możliwości pozwala przedsiębiorstwom na bardziej skuteczne zarządzanie kosztami w transporcie. Jakie miesięczne wynagrodzenie musi osiągnąć kierowca, aby zwrot kosztów sanitariatów był w pełni wolny od podatku i ZUS?

Oszczędności i optymalizacja kosztów

Oczywiście optymalizacja kosztów podlega pewnym ograniczeniom. Kluczową informacją jest tutaj fakt, że omawiany zwrot kosztów sanitariatów w pełnym zakresie będzie dotyczył wyłącznie kierowców, których miesięczne wynagrodzenie wynosi co najmniej 7824 zł. Jest to kwota przeciętnego wynagrodzenia określona na podstawie obwieszczenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 4 grudnia 2023.

❗Pamiętajmy jednak, że powyższe ograniczenie nie ma zastosowania w kontekście wymaganej zaliczki na podatek dochodowy.

Krok po kroku: jak zastosować nowe przepisy dotyczące sanitariatów w praktyce?

Aktualne regulacje dla branży transportowej nie precyzują szczegółowo sposobu wprowadzenia przez pracodawcę dodatku sanitarnego, w związku z czym można uwzględnić kilku scenariuszy.

Po pierwsze – aneksowanie umowy o pracę, w której uwzględniony zostanie nowy element uposażenia. Alternatywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie wewnętrznego zarządzenia, które precyzyjnie określi zasady przyznawania dodatku sanitarnego dla kierowcy. Warto jednak zauważyć, że każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi dostosować regulamin wynagradzania.

To nie koniec obowiązków po stronie pracodawcy. Wprowadzenie nowego składnika uposażenia dla kierowców za pomocą regulaminu wynagradzania lub wspomnianego zarządzenia wiąże się również z koniecznością zaktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia. Przewoźnik powinien zrobić to najpóźniej w dniu, w którym omawiane zmiany zaczynają obowiązywać zatrudnionych w firmie kierowców.

Przykłady wyliczeń: jak obliczyć zwrot kosztów dla kierowców?

Przy ustalaniu wartości zwrotu kosztów sanitariatów pamiętajmy o kilku podstawowych kwestiach:
◾ wartość ta musi odnosić się do średnich, nieudokumentowanych kosztów poniesionych za usługi w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych – w krajach, gdzie kierowca pełnił obowiązki służbowe;
◾ zwrot kosztów sanitariatów dotyczy przewozów międzynarodowych (obejmuje również transport bilateralny).
◾ wprowadzenie zwrotu kosztów nie jest obowiązkowe, jednak w zdecydowanej większości przypadków jest korzystne dla przewoźnika.
A zatem jak prawidłowo oszacować kwotę zwrotu kosztów sanitariatów? Pierwszym krokiem powinno być ustalenie krajów, w których kierowca wykonywał swoje obowiązki służbowe. Należy również określić krotność korzystania z poszczególnych usług sanitarnych. Następnym krokiem jest uwzględnienie rzeczywistych poniesionych kosztów, które ostatecznie powinny zostać uśrednione dla każdego kierowcy.

Konieczne jest także precyzyjne określenie czasu, za który naliczany będzie zwrot kosztów sanitariatów. Można zrobić to np. na podstawie doby kalendarzowej lub doby pracowniczej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami niezbędne jest pomniejszanie wartości dodatku o niepełne dni pracy kierowcy zawodowego poza granicami kraju.

Więcej informacji na temat:
◾ Jakie narzędzia pomogą w efektywnym wdrażaniu zmian?
◾ Przyszłość i dalszy rozwój regulacji w transporcie międzynarodowym
◾ Podsumowanie i najlepsze praktyki dla przewoźników
na stronie Inelo ⬅KLIK.

Źródło: Inelo