Firmy transportowe mogą samodzielnie zgłaszać kierowców przy użyciu specjalnej platformy przeznaczonej do delegowania (połączonej z IMI). Jednak wbrew pozorom nie wszystkie procedury są w pełni intuicyjne – wymagają one poświęcenia czasu i łatwo o kosztowny błąd. Poza tym trzeba być przygotowanym na „trudne sytuacje” podczas zagranicznych kontroli. Ewentualne nieprawidłowości grożą bolesnymi konsekwencjami finansowymi dla przewoźników.

Obowiązek zgłaszania kierowców w transporcie międzynarodowym za pośrednictwem platformy połączonej z IMI dotyczy przewoźników drogowych, których obowiązują unijne przepisy o delegowaniu kierowców, zgodnie z dyrektywą (UE) 2020/1057. Choć, jak mówi Karolina Ślęzak, kierownik działu „Europa”, jest grupa przewoźników w ogóle niezwracająca uwagi na ten obligatoryjny do stosowania przepis.

Twierdzą, że do tej pory udawało im się uniknąć kontroli, więc dlaczego miałoby to ulec zmianie? Są też firmy transportowe, które obsługują platformę we własnym zakresie. Niestety, mają one nierzadko problem nawet z samym założeniem konta przedsiębiorstwa, nie wspominając o dalszych procedurach opowiada nasza ekspertka.

Kontrola zagranicą

Spore problemy łatwo napotkać podczas kontroli, zwłaszcza we Francji.

Bez trudu można spotkać żandarma, który zażąda przedstawienia dokumentów wystawionych w systemie SIPSI. Zazwyczaj nie przyjmuje on do wiadomości informacji o zmianach, wprowadzonych wejściem w życie kolejnych etapów Pakietu Mobilności. Często występują także problemy komunikacyjne z dyspozytorami przy załadunku/rozładunku, w przypadku kradzieży na parkingach lub gdy dojdzie do kolizji/wypadku. W takich przypadkach pomocne okazuje się wsparcie osoby, która znajdzie wspólny język z osobą „po drugiej stronie barykady” dodaje Karolina Ślęzak z MaWo Europa.

IMI służy również do korespondencji z organami krajowymi w sprawie kontroli związanych z przestrzeganiem przepisów dot. delegowania przesyłania zapytań kontrolnych. Firmy otrzymują także powiadomienia o wszczęciu odpowiednich procesów. Zatem obsługa platformy powinna być prowadzona w sposób ciągły, a wiadomości nietraktowane jako spam.

Pomoc z zewnątrz

Dobre rozwiązanie, nie tylko dla firm delegujących kierowców do kraju nad Sekwaną, stanowi korzystanie z usług „zewnętrznego pomocnika”.

Posiadając usługę „Osoby do kontaktu wyznaczonej przez MaWo", biegle władającej językiem francuskim i angielskim, „znika” konieczność przedstawienia dodatkowo dokumentów generowanych w systemie SIPSI i spełnienia innych niewymaganych formalności. W razie jakichkolwiek problemów nasz ekspert, powołując się na odpowiednie przepisy, doprowadzi do zaakceptowania przez organy kontroli posiadanych przez kierowcę dokumentów. Przewoźnik zatem błyskawicznie znajdzie rozwiązanie kłopotów i uniknie ewentualnej kary opowiada Karolina Ślęzak z MaWo Europa.

Korzyści dla przewoźnika

Korzyści przerzucenia odpowiedzialności na firmę zewnętrzną za delegowanie kierowców jest znacznie więcej.
• Uniknięcie wysokich kar liczonych w tysiącach euro.
• Pomoc podczas rutynowych oraz bardziej wnikliwych kontroli dokonywanych w państwach UE, jak również w innych sytuacjach związanych z przewozem.
• Oszczędność czasu traconego przy okazji sprostaniu formalnościom związanym ze zgłaszaniem kierowców.
• Unikanie stresowych sytuacji dotyczących usterek na platformie IMI.
• Wszystko na czas. Zewnętrzny partner przypomina o nadchodzącym zakończeniu ważności zaświadczeń – przewoźnik nie musi martwić się np. o to, że przegapi koniec ważności poszczególnych zgłoszeń.
• Eksperci śledzą bieżące zmiany, nawet w najbardziej zawiłych przepisach – zdejmując tę czynność z obowiązków zapracowanych właścicieli, menedżerów firm transportowych.

Jak wybrać usługodawcę

Podejmując decyzję o skorzystaniu z outsourcingu, należy oczywiście zwrócić uwagę na wybór odpowiedniego partnera. Warto porozmawiać o dokładnym zakresie usług, dyspozycyjności przedstawiciela, który powinien być ekspertem a nie tylko osobą władającą językiem obcym, sprawdzić referencje przedsiębiorstwa.

Świadczymy kompleksowe usługi związane z delegowaniem kierowców i nie tylko, bo zakres działań można znacznie rozszerzyć. Cechuje nas pełen profesjonalizm i dokładność, większość klientów pozyskujemy na podstawie rekomendacji uzyskanych od obecnie współpracujących z MaWo firm transportowych mówi Karolina Ślęzak z MaWo Europa.

Praca przewoźnika drogowego jest na tyle trudna i wymagająca wielu różnych działań, że warto niektóre z nich powierzyć profesjonalistom. W finalnym rozrachunku bowiem pozorne oszczędności mogą zakończyć się dotkliwymi stratami. Polecamy zatem stosować bardziej optymistycznej wersji powiedzenia: „mądry Polak przed szkodą”.

Autor: Tomasz Czarnecki