Jak zarządzać finansami w transporcie?
Aktualne prognozy gospodarcze wzbudzają w przewoźnikach niewiele optymizmu. Nie widać na rynku stabilnego i regularnego wzrostu stawek frachtowych. Firmy transportowe z rozwagą również podchodzą do decyzji o zakupie pojazdów, przez co nowe inwestycje we flotę są wydłużane, a niekiedy nawet i wstrzymywane. Dlatego też w transporcie ważne jest elastyczne podejście przewoźników do innowacji, chęć szukania alternatywnych rozwiązań na wymagającym rynku, agregacja i analiza danych, a także pełna kontrola przepływu gotówki w firmie. Te czynniki pozwalają firmie się rozwijać.Bez elastyczności i świadomego zarządzania finansami przedsiębiorstwa trudno utrzymać rentowność, zwłaszcza w okresach mniejszego popytu i wysokiej konkurencji na rynku. Najczęściej przekonują się o tym przewoźnicy, którzy np. korzystają z wielu niekompatybilnych narzędzi, co skutecznie ogranicza ich możliwości i zdolność szybkiego reagowania na zmiany. Dlatego tak ważne jest wyposażenie się w technologię dla transportu, ułatwiającą zarządzanie zleceniami i monitoring płatności. Narzędzia typu TMS automatyzują kwestie związane z organizacją przewozu i dają lepszy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a w połączeniu z telematyką pozwalają optymalizować trasy w czasie rzeczywistym i skutecznie minimalizować zbędne wydatki w przedsiębiorstwie komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Eurowag.
Analiza kosztów tu i teraz
Bieżąca analiza kosztów jest jednym z najważniejszych aspektów, mających wpływ na płynność finansową firmy transportowej. Przewoźnicy ponoszą wydatki nie tylko związane z zatrudnieniem, zakupem paliwa, czy leasingiem i serwisowaniem ciężarówek. W ostatnich latach znacznie wzrosły np. opłaty drogowe, m.in. w Niemczech i Austrii. Warto też pamiętać o kosztach związanych z opłatami za myjnie czy parkingi, które w skali każdego miesiąca mogą osiągać znaczne kwoty.Bieżąca kontrola finansów, a także sprawny obieg dokumentacji transportowej są to czynniki, mające niebagatelny wpływ na zapewnienie płynności finansowej. Za pomocą jednego systemu i w każdej chwili można sprawdzić wydatki firmy, decydujące o opłacalności danego zlecenia i w łatwy sposób wygenerować raporty z informacjami o kosztach przewozu i przychodach. Systemy do zarządzania transportem, jak np. fireTMS czy Marcos TMS ułatwiają także przypisywanie obciążeń do konkretnego pojazdu, co pozwala na dokładniejszą kontrolę rentowności każdej ciężarówki. Dzięki temu przewoźnicy zyskują wiedzę o tym, które przewozy i trasy są najkorzystniejsze, a w rezultacie jakie współprace z kontrahentami warto kontynuować, a gdzie można byłoby się podjąć renegocjacji warunków wyjaśnia Łukasz Szewczyk, Specjalista ds. wdrożeń, Grupa Eurowag.
Opóźnienia płatności - nieustanna bolączka transportu
Zdecydowana większość usług transportowych realizowana jest z odroczoną płatnością. Przewoźnicy nierzadko czekają 45, 60 lub nawet więcej dni na otrzymanie należności za świadczone usługi, a w międzyczasie mają wiele innych zobowiązań finansowych. Coraz więcej firm transportowych decyduje się na weryfikację zleceniodawców przed podjęciem transportu.Opóźnienia w płatnościach są dużym wyzwaniem w transporcie, więc warto podejmować kroki, które pozwolą się przed nimi uchronić. Pomocne w tym celu mogą być oceny na giełdach transportowych, opinie na temat firm dostępne online czy wywiadownie gospodarcze. Choć ta ostatnia usługa wiąże się z dodatkowym wydatkiem, to przeważnie stanowi on jedynie niewielki ułamek wartości frachtu, a dzięki temu mamy szansę na zdobycie pewniejszego kontraktu, a nawet i długoletniej współpracy tłumaczy Łukasz Szewczyk.Z kolei ekspert Tomasz Czyż dodaje, że systemy do zarządzania transportem wspierają komunikację ze zleceniodawcami, a także pozwalają oceniać ich możliwości finansowe na podstawie historii płatności czy limitów kredytowych. Takie działania mogą przyspieszyć proces otrzymania należności, a przede wszystkim ograniczyć ryzyko wejścia we współpracę, która może nie przynieść oczekiwanych rezultatów i zysku.
Technologie dla transportu usprawniają cały proces pilnowania terminów płatności, a dzięki temu przewoźnicy zyskują szybki dostęp do informacji o nieuregulowanych należnościach wobec firmy. Narzędzia typu TMS mogą automatyczne powiadamiać kontrahenta o zbliżających się zobowiązaniach, a w razie konieczności wysyłać także wezwania do zapłaty z niezbędnymi szczegółami o zleceniu. Ponadto informacje o nieterminowych płatnikach zapisywane są w systemie, co ułatwia decyzję o nawiązaniu ewentualnej współpracy w przyszłości podkreśla Tomasz Czyż.
Skrócona droga do rozliczeń za pomocą TMS i telematyki
Systemy klasy TMS zintegrowane z telematyką nie tylko ułatwiają obsługę zleceń, a spedytorom czy dystrybutorom pozwalają trzymać rękę na pulsie w czasie realizacji przewozu. Upraszczają również procesy administracyjne związane z przygotowaniem dokumentów do rozliczeń i ich wymianą, a to przyspiesza rozliczenia i minimalizuje również ryzyko związane z ręcznym przepisywaniem danych. Można je również integrować z zewnętrznymi systemami kadrowymi, a wówczas faktury sprzedażowe czy korekty w łatwy sposób można eksportować do działu księgowego w firmie.Faktury w systemach TMS wystawiane są automatycznie na podstawie zakończonych zleceń, co eliminuje większość pomyłek i pozwala skrócić czas potrzebny na przygotowanie dokumentów. System potrafi też uwzględniać zróżnicowane stawki i taryfy, dopasowane do rodzaju przewozu, pokonywanej trasy czy innych ustaleń kontraktowych. Ich integracja z narzędziami telematycznymi czy aplikacjami dla kierowców pozwala na przesyłanie zdjęć lub skanów dokumentów bezpośrednio do danego zlecenia. Jeżeli klient korzysta z elektronicznych rozliczeń, faktura może być gotowa już kilkanaście minut po zakończeniu rozładunku, co może przyspieszyć uzyskanie zapłaty zaznacza Tomasz Czyż.Dzięki technologiom przedsiębiorstwa transportowe zyskują lepszą kontrolę nad płatnościami, mogą sprawniej nimi zarządzać, a co najważniejsze są w stanie szybko zidentyfikować obszary działalności, generujące najwyższe koszty i je zredukować.
Źródło: Eurowag
