Jeśli kontrahent opóźnia płatność faktury, konieczne staje się podjęcie działań windykacyjnych. Na szczęście, zanim sprawa trafi do sądu, istnieje możliwość rozwiązania sporu i odzyskania należności w sposób polubowny, w ramach tzw. działań miękkich.

Windykacja polubowna, zwana również windykacją miękką lub przedsądową, to pierwszy, obowiązkowy etap egzekwowania długu, który nie wymaga angażowania sądu. Biorą w nim udział jedynie wierzyciel i dłużnik, a roszczenia wierzyciela mogą być reprezentowane przez profesjonalistów, takich jak firma windykacyjna lub specjalizująca się w windykacji faktur kancelaria prawna.

Windykacja polubowna opiera się głównie na przypomnieniach i wezwaniach dłużnika do uregulowania płatności, informując go jednocześnie o konsekwencjach związanych z nieterminowym regulowaniem zobowiązań. Kontakt z dłużnikiem może być nawiązywany różnymi środkami, takimi jak rozmowy telefoniczne, e-maile, listy czy wiadomości SMS. W przypadku zgody drugiej strony istnieje również opcja spotkania "w terenie", czyli w miejscu pracy lub zamieszkania dłużnika. Sposób i częstotliwość działań powinny być dostosowane do indywidualnej sytuacji, biorąc pod uwagę charakter dłużnika.

Windykacja polubowna może obejmować również negocjacje z dłużnikiem i próby osiągnięcia pisemnej ugody w sprawie nowego harmonogramu spłaty zaległości. Wierzyciel może także zgodzić się na rozłożenie zobowiązania na raty lub zrezygnować z odsetek.

Jednakże, jeśli wezwania do zapłaty nie przynoszą oczekiwanego rezultatu lub nie udaje się osiągnąć porozumienia, wierzyciel nie ma innego wyboru niż skierowanie sprawy na drogę sądową. Windykacja polubowna ma swoje granice, a więc istnieją czynności, których wierzyciel nie może podejmować na tym etapie. Nie ma prawa stosować żadnych środków przymusu, ani zajmować majątku dłużnika. Wierzyciel i windykator nie mogą być natarczywi, grozić dłużnikowi, nękać go czy zastraszać, ani nachodzić go w miejscu zamieszkania lub pracy bez wcześniejszej zgody, naruszając mir domowy lub nietykalność osobistą dłużnika. Takie działania podlegają sankcjom prawnym.

W kwestii prowadzenia windykacji polubownej często pojawia się pytanie, czy lepiej działać samemu czy skorzystać z pomocy profesjonalistów. Samodzielna windykacja przemawia niższymi kosztami, zwłaszcza jeśli wierzyciel ma doświadczenie w tego rodzaju działaniach. Jednak skuteczność działań zależy od systematyczności, doświadczenia oraz wiedzy wierzyciela. W przypadku braku doświadczenia lub w przypadku regularnych dłużników, współpraca z firmą windykacyjną lub kancelarią prawną może być bezpieczniejszym i pewniejszym rozwiązaniem. Współpraca z profesjonalistami zwiększa szanse na szybkie odzyskanie długu i oszczędza czas oraz stres. Warto jednak zaznaczyć, że działania powinny być podjęte natychmiast, aby sygnalizować dłużnikowi powagę sprawy.